Privacy Policy
Privacy Policy voor Charlie’s Travels B.V., eigenaar van charlies-travels.com
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 5 juni 2026 en is van toepassing op burgers en wettelijk permanente inwoners van de Europese Economische Ruimte en Zwitserland.
In deze privacyverklaring leggen we uit wat we doen met de gegevens die we via https://charlies-travels.com over u verkrijgen. We raden u aan deze verklaring aandachtig te lezen. In onze verwerking voldoen we aan de vereisten van privacywetgeving. Dat betekent onder andere dat:
- wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
- wij streven ernaar onze verzameling van persoonsgegevens te beperken tot enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor legitieme doeleinden;
- wij u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
- wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
- wij uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.
Als u vragen heeft of precies wilt weten welke gegevens wij van u bewaren, neem dan contact met ons op.
1. Doel, gegevens en bewaartermijn
Wij ontvangen of verzamelen mogelijk persoonsgegevens voor een aantal doeleinden die verband houden met onze bedrijfsvoering, waaronder de volgende: (klik om uit te breiden)1.1 Contact - door middel van telefoon, post, e-mail en/of webformulieren
1.1 Contact - door middel van telefoon, post, e-mail en/of webformulieren
Voor dat doel gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
- Een voor- en achternaam
- Een e-mail adres
- Geo-locatie data
- Een telefoonnummer
De grondslag waarop wij deze gegevens mogen verwerken is:
Na het verlenen van toestemming.
Bewaartermijn
We bewaren deze data enkel totdat de dienstverlening is beëindigd.
1.2 Nieuwsbrieven
1.2 Nieuwsbrieven
Voor dat doel gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
- Een voor- en achternaam
- Een e-mail adres
De grondslag waarop wij deze gegevens mogen verwerken is:
Na het verlenen van toestemming.
Bewaartermijn
We bewaren deze data enkel totdat de dienstverlening is beëindigd.
1.3 Verzamelen en analyseren van statistieken voor websiteverbetering.
1.3 Verzamelen en analyseren van statistieken voor websiteverbetering.
Voor dat doel gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
- Geo-locatie data
De grondslag waarop wij deze gegevens mogen verwerken is:
Na het verlenen van toestemming.
Bewaartermijn
We bewaren deze data enkel totdat de dienstverlening is beëindigd.
1.4 Om service te bieden voor diensten of producten te die een klant wil kopen of heeft gekocht
1.4 Om service te bieden voor diensten of producten te die een klant wil kopen of heeft gekocht
Voor dat doel gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
- Een voor- en achternaam
- Een e-mail adres
- Een telefoonnummer
- Geo-locatie data
De grondslag waarop wij deze gegevens mogen verwerken is:
Na het verlenen van toestemming.
Bewaartermijn
We bewaren deze data enkel totdat de dienstverlening is beëindigd.
2. Delen met andere partijen
We delen deze gegevens enkel met Verwerkers en andere Derden, waarvoor toestemming benodigd is.
Verwerkers
Naam: TravelSpirit
Land: Netherlands
Doel: To create the travelplans for our clients
3. Cookies
Onze site maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.
4. Delen met andere partijen
Wij delen persoonsgegevens indien wij bij wet of door een gerechtelijk bevel, in antwoord op een wetshandhavingsinstantie, voor zover toegestaan onder andere wettelijke bepalingen, verplicht zijn om informatie te verstrekken, of voor een onderzoek naar een kwestie in verband met de openbare veiligheid.
Als onze site of organisatie wordt overgenomen, verkocht, of betrokken is bij een fusie of overname, kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan onze adviseurs en mogelijke kopers en worden doorgegeven aan de nieuwe eigenaren.
We hebben met Google een Verwerkersovereenkomst gesloten.
Google mag de gegevens niet gebruiken voor andere Google-diensten.
De opname van volledige IP-adressen wordt door ons geblokkeerd.
5. Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
6. Websites van derden
Deze Privacyverklaring heeft geen betrekking op sites van derden waar naar wordt verwezen via links op deze sites. We garanderen niet dat deze sites uw persoonsgegevens op een betrouwbare en veilige manier behandelen. We raden u aan om de privacyverklaringen van deze sites te lezen voor u gebruik maakt van deze sites.
7. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Bovendien zullen wij u waar mogelijk ook actief op de hoogte brengen.
8. Toegang verkrijgen tot en wijziging van uw gegevens
Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonlijke gegevens we over u hebben, neem dan contact met ons op. U kunt contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens. U heeft de volgende rechten:
- U hebt het recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gebeurt en hoe lang deze worden bewaard.
- Recht op inzage: u kunt een verzoek indienen om inzage in de gegevens die we van u verwerken
- Recht op rectificatie en aanvulling: u hebt het recht om uw persoonlijke gegevens aan te vullen, te corrigeren, te verwijderen of te blokkeren wanneer u maar wilt.
- Als u ons toestemming geeft om uw gegevens te verwerken, heeft u het recht om die toestemming in te trekken en uw persoonlijke gegevens te laten verwijderen.
- Recht op dataportabiliteit: u hebt het recht om al uw persoonlijke gegevens op te vragen bij de Verwerkingsverantwoordelijke en deze in zijn geheel over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Wij komen hieraan tegemoet, tenzij er gegronde redenen voor verwerking zijn.
Zorg ervoor dat u altijd duidelijk vermeldt wie u bent, zodat we er zeker van kunnen zijn dat we geen gegevens van de verkeerde persoon wijzigen of verwijderen.
9. Een klacht indienen
Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij omgaan met (een klacht over) de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Contactinformatie
Charlie's Travels
Kivitslaan 33
5062AA
Oisterwijk
Nederland
Website: https://charlies-travels.com
E-mail: crew@ex.comcharlies-travels.com
GDPR Statement
Effective Date: 5th May 2025
At Charlies Travels Africa, we are committed to protecting and respecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and share your personal data in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR). This policy applies to our website, communications, and services, particularly for clients in Europe.
1. Who We Are
Charlies Travels is a tours and travel company offering personalized travel experiences across Eastern and Southern Africa. We value your privacy and are dedicated to ensuring your personal data is handled with care and in accordance with applicable laws.
Contact Information:
- Company Name: Charlies Travels Africa
- Email: crew@charlies-travels.com
- Website: charlies-travels.com
2. Information We Collect
We collect personal data that is necessary for providing our services. The types of data and how we collect it may vary based on the group to which you belong:
2a. Travellers and Partners
We collect:
- First name, last name, email address, telephone number, birthdate
- Passport information, travel preferences, and booking details
- Communications and feedback shared via email, WhatsApp, or website forms
- Geo-location data through analytics tools
2b. Newsletter Subscribers
We collect:
- Email address and first name (if provided)
- Marketing preferences
- Interactions with our newsletters (opens, clicks)
2c. Prospects (Website Visitors and Leads)
We collect:
- Name and contact details provided through website forms
- Geo-location data and usage analytics
- Interests based on interaction with our ads
2d. Employees
We collect:
- Full name, contact details, birthdate
- Employment history, ID/passport, financial and bank information
- Any other data necessary for HR, payroll, and legal compliance
3. How We Collect Your Data
We collect your personal data in the following ways:
- Website Forms: When you fill out forms on our website (e.g., for booking or inquiries), we collect personal information like your name, email, and travel preferences.
- Emails: When you contact us via email, we may collect your personal data shared in the message.
- Third-Party Tools: We use third-party tools like Analytics tools, Campaigning tools and Email-marketing tools for marketing and service purposes. These tools may also collect certain data (like website usage and analytics) on our behalf.
4. How We Use Your Data
We use your personal data for the following purposes:
- Service Provision: To respond to inquiries, make bookings, process payments, and provide travel services.
- Marketing and Communication: To send you updates, promotions, and newsletters (with your consent).
- Improvement of Services: To improve our website, services, and customer experience based on usage data and feedback.
- Legal Compliance: To comply with legal obligations and resolve disputes, if necessary.
5. Legal Grounds for Processing
We process your personal data based on one or more of the following legal grounds:
- Consent: When you opt-in to receive marketing communications or provide data through our website forms.
- Contractual Necessity: To fulfill a contract, such as booking a trip or responding to an inquiry.
- Legal Obligations: To comply with legal requirements and obligations.
- Legitimate Interests: For business operations, such as improving services or preventing fraud.
6. How We Share Your Data
We may share your personal data with third parties only when necessary for the purposes outlined above:
- Service Providers: Travel partners, payment processors, and other third-party providers who help deliver our services (e.g., hotels, airlines, guides).
- Marketing and Analytics: Our email and advertising partner.
- Legal Authorities: When required by law or in response to legal requests (e.g., fraud prevention).
We ensure that any third parties handling your data are compliant with GDPR and implement adequate security measures.
7. International Transfers
Our services and data processing are primarily hosted within the European Economic Area (EEA). We do not transfer personal data outside the EEA. If we do transfer data to third countries in the future, we will ensure adequate protection measures are in place, such as standard contractual clauses.
8. Data Retention
We retain your personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this policy or to comply with legal requirements:
- For booking-related data: Up to 7 years (for accounting and tax purposes).
- For marketing purposes: Until you withdraw your consent or request deletion.
9. Your Rights Under GDPR
As a user, you have the following rights under GDPR:
- Right to Access: You can request access to the personal data we hold about you.
- Right to Rectification: You can request corrections to any inaccurate or incomplete data.
- Right to Erasure (Right to be Forgotten): You can request that we delete your personal data, subject to certain conditions.
- Right to Restriction of Processing: You can request that we limit the processing of your data.
- Right to Object: You can object to the processing of your data, especially for marketing purposes.
- Right to Data Portability: You can request a copy of your data in a structured, commonly used, and machine-readable format.
To exercise any of these rights, please contact us at crew@charlies-travels.com.
10. Cookies and Tracking Technologies
We use cookies and similar technologies to track website usage and improve user experience. This includes tools like Google Analytics and Microsoft Clarity. You can manage your cookie preferences through the cookie consent banner on our website or via your browser settings.
For more information, please see our Cookie Policy.
11. Data Breaches
In the event of a data breach, we will act accordingly within 72 hours, as required by GDPR. We will also inform affected individuals if the breach could result in a high risk to their rights and freedoms.
12. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. Any changes will be posted on this page with an updated “Effective Date.” We encourage you to review this policy periodically.
13. Contact Us
If you have any questions or concerns about this Privacy Policy or your personal data, please contact us at crew@charlies-travels.com